Hääpalaveri kaasojen ja bestmanien kanssa

Viime lauantaina järjestimme suunnittelupalaverin myös yhdessä kaasojen ja bestmanien kanssa! Alunperin tarkoituksena oli treffata porukalla Turussa, mutta valitettavasti Tuomas tuli kipeäksi torstain ja perjantain välisenä yönä töissä ja päädyimme sitten pitämään palaveri etänä. Palaveria varten laadin luonteelleni uskollisena hyvin perusteellisen 26-sivuisen PowerPoint-esityksen, johon koottiin kaikki hääviikon tehtävät ja aikataulut :D Tähän sain paljon apua Sonjan (@mrsmork2023) hääpalavereja koskevista instapostauksista - suosittelen lämpimästä lukemaan ne läpi ja poimimaan vinkit talteen!

Listasin tähän vielä asioita, joita me kävimme palaverissa yhdessä läpi:

Aikataulut suuntaa antavine kellonaikoineen

• Hääaamun aikataulu
• Vihkimisen aikataulu
• Hääjuhlan aikataulu 

Kirkkoharjoitus 

• Paikka ja ajankohta
• Ketä paikalle 

Juhlapaikan koristelu häitä edeltävänä päivänä 

• Aikataulu ja ketkä pääsevät paikalle
• Alustava listaus siitä, mitä kaikkia somisteita on tulossa ja mitä perjantaina pitää saada juhlapaikalla tehtyä - tämän pohjalta on sitten helppo jakaa tehtäviä paikan päällä

Somisteiden ja vuokratuotteiden noudot 

• Tuotteet ja noutopaikat
• Kuka hakee ja milloin

Vihkiminen

• Vieraiden vastaanottaminen kirkon ovella ja ohjaaminen oikeille puolille
• Missä hääpari odottelee
• Sormuksien huolehtiminen toiselle bestmaneista
• Korinttilaiskirje - kuka lukee
• Huiskutuskeppien jakaminen vieraille kirkosta poistuessa
• Vieraiden ohjaaminen bussiin 

Juhlapaikalle saapuminen ja juhlien aloitus

• Ketkä suuntaavat ensimmäisenä juhlapaikalle vihkimisen jälkeen, mitä huolehdittava ensimmäiseksi paikan päällä 
• Vieraiden saapuminen juhlapaikalle - kuka ottaa vastaan
• Kuka infoaa hääparia, kun vieraat ovat saapuneet ja valmiina
• Hääparin saapuminen ja onnittelumaljat

Alkuinfo

• Kuka pitää
• Kaasojen ja bestmanien esittely
• Käytännön asiat (vessat, tupakkapaikka, juhlapaikalta poistuminen)

Hääjuhlan ohjelma

• Kuka juontaa minkäkin osion
• Mitä ohjelmaa tulossa
• Mitä välineitä / tekniikkaa tarvitaan?

Ryhmäkuvat

• Keiden kanssa halutaan ottaa
• Kyseisten vieraiden infoaminen, että ovat valmiina kuvia varten tiettyyn aikaan

Musiikki

• Bändin soittoaikataulu
• Spotify-soittolistat - mistä laitteesta soitetaan ja kuka hoitaa listojen käynnistämisen

Juomat

• Mitä juomia & tarvikkeita tarjolle
• Kuka hoitaa juomapöydän täydentämisen
• Kuka hoitaa drinkkibaarin esille sovittuna ajankohtana
• Kylmäsäilytystilat

Yöpala

• Mitä ja monelta tarjolle?
• Kuka hoitaa esillepanon

Juhlien päättyminen

• Monelta tilasta viimeistään poistuttava
• Ketkä viimeisenä paikalla ja hoitavat tilan tyhjäksi, sekä ovet lukkoon
• Ei yhteiskuljetusta takaisin päin, kimppatakseja
• Taksin tilausohjeet tulostettuna narikan yhteyteen

Häiden jälkeinen päivä

• Monelta juhlapaikalle ja ketkä pääsevät tulemaan
• Kuka noutaa hääparin hotellilta
• Omat ja vuokratuotteet pois tilasta, siivous hoituu tilan puolesta
• Vuokratuotteiden palauttaminen - kuka hoitaa ja milloin

Hääpäivän tehtävänjako

• Kootusti listattuna vielä kuka hoitaa mitäkin

Häiden palveluntarjoajat

• Ketä palveluntarjoajia mukana hääpäivänä & heidän yhteystietonsa

Palaverissa hujahti meillä pari tuntia ja hyvin perusteellinen diaesityksemme sai itseasiassa paljon kiitosta ja suunnittelupalaverin jälkeen jaoin sen vielä kokonaisuudessaan häätiimiläisille. Hääpäivää varten ajattelin tulostaa päivän aikataulun vielä häätiimiläisille ihan paperisena versiona ja lisätä siihen myös palveluntarjoajien puhelinnumerot. Lisäksi jaamme aikataulun myös pitopalvelulle, bändille ja kuvaajille. 

Niin ja palaverin ansiosta meille löytyi sittenkin myös hääauto, toisen bestmanin kautta ja vieläpä ilmaiseksi! Oltiin jo ehditty vähän luovuttaa sen suhteen ja päädytty siihen, että ajellaan sitten vaikka vaan meidän omalla Passatilla :D Mutta ihanaa kun tämäkin järjestyi!