Pöytäkartan ja plaseerauksen suunnittelu

Tänään pohdintoja aiheesta, joka aiheuttaa monelle hääparille päänvaivaa, nimittäin pöytäkartan ja istumajärjestyksen suunnittelusta! Varsinaisen pöytäjärjestyksenhän voi oikeastaan laatia vasta sitten, kun ilmoittautumisaika on päättynyt ja vierasmäärä varmistunut. Meistä on kuitenkin ollut hauska miettiä istumajärjestystä jo alustavasti tässä vaiheessa ja se on auttanut hahmottamaan myös vieraslistaa paremmin. 

Tähän listattuna muutamia asioita, joita me olemme pohdiskelleet pöytäkarttaan ja plaseeraukseen liittyen. 

Pöytien määrä ja asettelu? 

Pöytäjärjestykselle ehdot sanelee tietysti juhlatila: minkä mallinen ja kokoinen tila on ja minkä kokoisia pöytiä on käytettävissä. Tähän kannattaa ehdottomasti kysyä vinkkejä myös juhlapaikan puolelta! He ovat nähneet monet häät ja juhlat tiloissaan ja osaavat varmasti vinkata millaiset pöytäjärjestykset ovat mahdollisia ja mitkä ehkä kaikista toimivimpia juuri teidän vierasmäärällenne. 

Kun kävimme tutustumassa omaan juhlapaikkaamme Hintsan Vinttiin, tilan isäntä Erkki vinkkasi meille tilaan hyvin sopivasta, vähän persoonallisemmasta kalanruotomaisesta pöytämuodostelmasta ja innostuimme molemmat siitä heti. Ajatuksena on, että keskellä kulkee yksi pitkä, 24 hengen pöytä ja sen sivuilla viistosti kuusi 12 hengen pöytää. 

Pöytien asettelua miettiessä on toki hyvä muistaa käytännön asiat, eli se, että pöytien välissä on riittävästi tilaa ja ihmiset mahtuvat hyvin kulkemaan edes takaisin, esimerkiksi hakemaan ruokaa ja juotavaa tai vessaan. Lisäksi on hyvä mahdollisuuksien mukaan huomioida se, että kaikki näkevät mahdollisen esiintymislavan ja ohjelmanumerot omalta paikaltaan ja kuulevat puheet tai musiikin. 

Plaseeraus vai vapaat istumapaikat? 

Moni hääpari pohtii sitä, onko parempi suunnitella ennalta määrätty istumajärjestys vai antaa vieraiden valita istumapaikkansa vapaasti. Molemmissa on varmasti sekä hyviä, että huonoja puolia! Olen itse ollut vieraana vain sellaisissa häissä, joissa istumapaikat ovat olleet nimettyjä ja näin tulee olemaan myös meidän häissämme. 

Vapaissa istumapaikoissa on vieraiden kannalta se hauska puoli, että jokainen voi valita pöytäseurueensa itse. Yhtään isommalla vierasmäärällä ongelmaksi voi kuitenkin muodostua se, että pöytiin voi jäädä yksittäisiä tyhjiä hajapaikkoja ja saapumisjärjestys vaikuttaa siihen, mitkä paikat ovat vielä vapaana. Etenkin sellaiselle vieraalle, joka ei entuudestaan tunne häistä ketään muita tai vain muutamia ihmisiä, oman istumapaikan valitseminen voi olla todella haastavaa. Mihin pöytään uskaltaa istua? Odottavatko pöydässä istuvat vielä tuttaviaan saapuvaksi ja ovat näkymättömästi "varanneet" heille paikat pöydästä? Pienissä ja rennoissa häissä, joissa kaikki tuntevat toisensa, tämä voi kuitenkin toimia oikein hyvin!

Plaseerauksessa haasteena on se, että hääpari joutuu tekemään päätöksen siitä, ketkä vieraat sijoitetaan samaan pöytään ja kenen vieressä kukakin istuu. Tällä voi olla merkittävä vaikutus vieraiden viihtymisen kannalta. Toisaalta hääpari yleensä tuntee itse omat vieraansa kaikista parhaiten ja osaa miettiä, ketkä vieraat voisivat viihtyä yhdessä ja löytää yhteisiä puheenaiheita. Itse olen ollut vieraana sitä mieltä, että valmis plaseeraus on vieraan kannalta ihanan helppo. Etsit vain oman paikkasi pöytäkartasta ja suuntaat sinne! Plaseerauksen avulla on myös helpompi varmistaa, että kaikilla vierailla varmasti on istumapaikka ja pöydässä mahdollisesti joku tuttava, eikä pöytiin jää turhia hajapaikkoja. 

Yksi vaihtoehto näiden väliltä on myös jakaa vieraat valmiiksi pöytiin, mutta antaa heidän pöydän sisällä itse valita istumapaikkansa. 

Vieraat sekaisin vai omissa seurueissa?

Toinen asia, jota moni hääpari pohtii pöytäjärjestykseen liittyen, on se, tulisiko esimerkiksi morsiamen ja sulhasen sukulaiset tai ystävät plaseerata pöytiin sekaisin vai sijoittaa jokainen omien tuttaviensa seuraan. Tämä riippuu varmasti pitkälti vieraista! Jokainen aikuinen ihminen varmasti kykenee pitämään yllä small talkia myös tuntemattomien ihmisten kanssa ruokailun ajan, mutta kaikki eivät välttämättä nauti tällaisista tilanteista, vaan viihtyvät paremmin tutussa seurueessa. 

Me olemme onneksi olleet alusta asti yhtä mieltä siitä, että haluamme ehdottomasti, että jokaisella vieraalla on samassa pöydässä joku tuttu ja mielellään useampikin. Aiomme siis sijoittaa vieraat pöytiin seurueittain ja uskomme vieraidemme viihtyvän juhlissa näin kaikista parhaiten. Tämä ei tietenkään estä ystäviämme ja sukulaisiamme tutustumasta toisiinsa muuten illan aikana. Pienenä poikkeuksena tähän on tuo keskelle tuleva pitkä pöytä, johon olemme ajatelleet sijoittaa meidän molempien vanhemmat, isovanhemmat, sisarukset, sekä kaasot ja bestmanit puolisoineen. Tosin heidätkin aiomme sijoittaa niin, että kaikilla on joku tuttu istumassa vieressä ja esimerkiksi sisaruksemme ja kaasot ja bestmanit istuvat vierekkäin, eivätkä isovanhempiemme vieressä. 

Hääpari omassa pöydässä vai yhdessä vieraiden kanssa?

Häissä on ollut usein tyypillistä, että hääparilla on hiukan erillään muista oma pöytä, jossa he istuvat. Yhtä hyvin hääpari voi kuitenkin istua myös samassa pöydässä vieraiden kanssa! Me emme ole vielä oikein osanneet päättää, kummalla tavalla haluaisimme omissa häissämme olevan. Toisaalta olemme miettineet, että olisi hauskaa istua tuon keskelle tulevan pitkän pöydän päässä, perheidemme kanssa, mutta toisaalta ajatus myös omasta rauhasta ja pienestä hengähdystauosta aina välillä ihan kahdestaan houkuttelee. Jostain bongasin myös hauskan idean siitä, että jokaisen pöydän päätyyn oli jätetty hääparia varten vapaat paikat ja he kävivät sitten illan aikana istumassa kaikissa pöydissä hetken aikaa. Tämä olisi hyvä keino varmistaa, että kaikkien vieraiden kanssa ehtii vaihtaa juhlien aikana edes muutaman sanasen. 

Miten suunnitella?

Tahtoo-sovelluksen Pöydät-osio on ollut meille todella hyödyllinen pöytäjärjestystä luonnostellessamme. En nyt viitsinyt tähän ottaa siitä kuvakaappausta, sillä olimme ehtineet jo lisäillä vieraatkin paikoilleen, joten loihdin Wordilla tällaisen hyvin pikaisen version suunnitelmastamme. Ja ylipäätään visualisointi auttaa suunnittelussa, teitte sen sitten ruutuvihkoon piirtämällä tai sähköisten työkalujen avulla. 

Postauksen loppuun vielä yksi tärkeä pointti! Pöytäjärjestyksen ja plaseerauksen suunnittelu on tärkeä osa hääjärjestelyitä ja se vaikuttaa omalta osaltaan myös vieraiden viihtymiseen. Siitä ei kuitenkaan kannata ottaa liikaa paineita, sillä kannattaa pitää mielessä, että loppujenlopuksi omalla paikalla pöydän ääressä ei kuitenkaan istuta koko iltaa, vaan ruokailun jälkeen ihmiset yleensä myös liikkuvat vapaammin ympäriinsä ja tutustuvat toisiinsa. 

Millaisia ajatuksia teillä on tähän aiheeseen liittyen? :)