Pöytäkartan ja plaseerauksen suunnittelu

Tänään pohdintoja aiheesta, joka aiheuttaa monelle hääparille päänvaivaa, nimittäin pöytäkartan ja istumajärjestyksen suunnittelusta! Varsinaisen pöytäjärjestyksenhän voi oikeastaan laatia vasta sitten, kun ilmoittautumisaika on päättynyt ja vierasmäärä varmistunut. Meistä on kuitenkin ollut hauska miettiä istumajärjestystä jo alustavasti tässä vaiheessa ja se on auttanut hahmottamaan myös vieraslistaa paremmin. 

Tähän listattuna muutamia asioita, joita me olemme pohdiskelleet pöytäkarttaan ja plaseeraukseen liittyen. 

Pöytien määrä ja asettelu? 

Pöytäjärjestykselle ehdot sanelee tietysti juhlatila: minkä mallinen ja kokoinen tila on ja minkä kokoisia pöytiä on käytettävissä. Tähän kannattaa ehdottomasti kysyä vinkkejä myös juhlapaikan puolelta! He ovat nähneet monet häät ja juhlat tiloissaan ja osaavat varmasti vinkata millaiset pöytäjärjestykset ovat mahdollisia ja mitkä ehkä kaikista toimivimpia juuri teidän vierasmäärällenne. 

Kun kävimme tutustumassa omaan juhlapaikkaamme Hintsan Vinttiin, tilan isäntä Erkki vinkkasi meille tilaan hyvin sopivasta, vähän persoonallisemmasta kalanruotomaisesta pöytämuodostelmasta ja innostuimme molemmat siitä heti. Ajatuksena on, että keskellä kulkee yksi pitkä, 24 hengen pöytä ja sen sivuilla viistosti kuusi 12 hengen pöytää. 

Pöytien asettelua miettiessä on toki hyvä muistaa käytännön asiat, eli se, että pöytien välissä on riittävästi tilaa ja ihmiset mahtuvat hyvin kulkemaan edes takaisin, esimerkiksi hakemaan ruokaa ja juotavaa tai vessaan. Lisäksi on hyvä mahdollisuuksien mukaan huomioida se, että kaikki näkevät mahdollisen esiintymislavan ja ohjelmanumerot omalta paikaltaan ja kuulevat puheet tai musiikin. 

Plaseeraus vai vapaat istumapaikat? 

Moni hääpari pohtii sitä, onko parempi suunnitella ennalta määrätty istumajärjestys vai antaa vieraiden valita istumapaikkansa vapaasti. Molemmissa on varmasti sekä hyviä, että huonoja puolia! Olen itse ollut vieraana vain sellaisissa häissä, joissa istumapaikat ovat olleet nimettyjä ja näin tulee olemaan myös meidän häissämme. 

Vapaissa istumapaikoissa on vieraiden kannalta se hauska puoli, että jokainen voi valita pöytäseurueensa itse. Yhtään isommalla vierasmäärällä ongelmaksi voi kuitenkin muodostua se, että pöytiin voi jäädä yksittäisiä tyhjiä hajapaikkoja ja saapumisjärjestys vaikuttaa siihen, mitkä paikat ovat vielä vapaana. Etenkin sellaiselle vieraalle, joka ei entuudestaan tunne häistä ketään muita tai vain muutamia ihmisiä, oman istumapaikan valitseminen voi olla todella haastavaa. Mihin pöytään uskaltaa istua? Odottavatko pöydässä istuvat vielä tuttaviaan saapuvaksi ja ovat näkymättömästi "varanneet" heille paikat pöydästä? Pienissä ja rennoissa häissä, joissa kaikki tuntevat toisensa, tämä voi kuitenkin toimia oikein hyvin!

Plaseerauksessa haasteena on se, että hääpari joutuu tekemään päätöksen siitä, ketkä vieraat sijoitetaan samaan pöytään ja kenen vieressä kukakin istuu. Tällä voi olla merkittävä vaikutus vieraiden viihtymisen kannalta. Toisaalta hääpari yleensä tuntee itse omat vieraansa kaikista parhaiten ja osaa miettiä, ketkä vieraat voisivat viihtyä yhdessä ja löytää yhteisiä puheenaiheita. Itse olen ollut vieraana sitä mieltä, että valmis plaseeraus on vieraan kannalta ihanan helppo. Etsit vain oman paikkasi pöytäkartasta ja suuntaat sinne! Plaseerauksen avulla on myös helpompi varmistaa, että kaikilla vierailla varmasti on istumapaikka ja pöydässä mahdollisesti joku tuttava, eikä pöytiin jää turhia hajapaikkoja. 

Yksi vaihtoehto näiden väliltä on myös jakaa vieraat valmiiksi pöytiin, mutta antaa heidän pöydän sisällä itse valita istumapaikkansa. 

Vieraat sekaisin vai omissa seurueissa?

Toinen asia, jota moni hääpari pohtii pöytäjärjestykseen liittyen, on se, tulisiko esimerkiksi morsiamen ja sulhasen sukulaiset tai ystävät plaseerata pöytiin sekaisin vai sijoittaa jokainen omien tuttaviensa seuraan. Tämä riippuu varmasti pitkälti vieraista! Jokainen aikuinen ihminen varmasti kykenee pitämään yllä small talkia myös tuntemattomien ihmisten kanssa ruokailun ajan, mutta kaikki eivät välttämättä nauti tällaisista tilanteista, vaan viihtyvät paremmin tutussa seurueessa. 

Me olemme onneksi olleet alusta asti yhtä mieltä siitä, että haluamme ehdottomasti, että jokaisella vieraalla on samassa pöydässä joku tuttu ja mielellään useampikin. Aiomme siis sijoittaa vieraat pöytiin seurueittain ja uskomme vieraidemme viihtyvän juhlissa näin kaikista parhaiten. Tämä ei tietenkään estä ystäviämme ja sukulaisiamme tutustumasta toisiinsa muuten illan aikana. Pienenä poikkeuksena tähän on tuo keskelle tuleva pitkä pöytä, johon olemme ajatelleet sijoittaa meidän molempien vanhemmat, isovanhemmat, sisarukset, sekä kaasot ja bestmanit puolisoineen. Tosin heidätkin aiomme sijoittaa niin, että kaikilla on joku tuttu istumassa vieressä ja esimerkiksi sisaruksemme ja kaasot ja bestmanit istuvat vierekkäin, eivätkä isovanhempiemme vieressä. 

Hääpari omassa pöydässä vai yhdessä vieraiden kanssa?

Häissä on ollut usein tyypillistä, että hääparilla on hiukan erillään muista oma pöytä, jossa he istuvat. Yhtä hyvin hääpari voi kuitenkin istua myös samassa pöydässä vieraiden kanssa! Me emme ole vielä oikein osanneet päättää, kummalla tavalla haluaisimme omissa häissämme olevan. Toisaalta olemme miettineet, että olisi hauskaa istua tuon keskelle tulevan pitkän pöydän päässä, perheidemme kanssa, mutta toisaalta ajatus myös omasta rauhasta ja pienestä hengähdystauosta aina välillä ihan kahdestaan houkuttelee. Jostain bongasin myös hauskan idean siitä, että jokaisen pöydän päätyyn oli jätetty hääparia varten vapaat paikat ja he kävivät sitten illan aikana istumassa kaikissa pöydissä hetken aikaa. Tämä olisi hyvä keino varmistaa, että kaikkien vieraiden kanssa ehtii vaihtaa juhlien aikana edes muutaman sanasen. 

Miten suunnitella?

Tahtoo-sovelluksen Pöydät-osio on ollut meille todella hyödyllinen pöytäjärjestystä luonnostellessamme. En nyt viitsinyt tähän ottaa siitä kuvakaappausta, sillä olimme ehtineet jo lisäillä vieraatkin paikoilleen, joten loihdin Wordilla tällaisen hyvin pikaisen version suunnitelmastamme. Ja ylipäätään visualisointi auttaa suunnittelussa, teitte sen sitten ruutuvihkoon piirtämällä tai sähköisten työkalujen avulla. 

Postauksen loppuun vielä yksi tärkeä pointti! Pöytäjärjestyksen ja plaseerauksen suunnittelu on tärkeä osa hääjärjestelyitä ja se vaikuttaa omalta osaltaan myös vieraiden viihtymiseen. Siitä ei kuitenkaan kannata ottaa liikaa paineita, sillä kannattaa pitää mielessä, että loppujenlopuksi omalla paikalla pöydän ääressä ei kuitenkaan istuta koko iltaa, vaan ruokailun jälkeen ihmiset yleensä myös liikkuvat vapaammin ympäriinsä ja tutustuvat toisiinsa. 

Millaisia ajatuksia teillä on tähän aiheeseen liittyen? :)

Toivepostaus: Lapsivapaat häät

Tänään jälleen luvassa teiltä lukijoilta tullut postaustoive, eli lapsivapaat häät! 

Meille oli alusta asti selvää, että haluamme juhlia häitämme vain aikuisten kesken. Tämä tuntuu itseasiassa nykyään olevan tosi yleistä - ainakin omassa lähipiirissäni suurin osa viime vuosien häistä on ollut lapsivapaita. 

Miksi sitten haluamme lapsivapaat häät? Tämä ei missään nimessä johdu siitä, että me emme pitäisi lapsista tai viihtyisi heidän seurassaan - toivommehan itsekin jonain päivänä olevamme vanhempia. Miellämme kuitenkin häät enemmän aikuisten juhlaksi, jossa lapsilla voi helposti käydä aika pitkäksi. Jos lapsivieraita tulisi, koen, että heille pitäisi suunnitella jotain omaa ohjelmaa ja tekemistä, jotta he jaksaisivat juhlissa koko pitkän päivän. Lapset olisi myös hyvä huomioida häiden menuta miettiessä, jotta tarjoilujen joukosta löytyy myös heille jotain mieleistä syötävää. 

Lasten mukanaolo myös väkisinkin aiheuttaa sen, että usein jommankumman tai molempien vanhempien on poistuttava juhlista aiemmin, jotta lapset pääsevät ihmisten aikoihin nukkumaan. Haluamme myös tarjota läheisillemme mahdollisuuden nauttia juhlista aikuisten kesken, vaikka läpi yön ja viettää laatuaikaa yhdessä omien sukulaistensa tai ystäviensä seurassa. Lisäksi häissämme tulee todennäköisesti olemaan open bar-tarjoilu, enkä koe itse luontevaksi sitä, että siemailisin alkoholia pienten lasten edessä, vaikka varsinaiset bileet varmasti alkavatkin vasta illalla.  

Varmasti osittain päätökseemme vaikuttaa myös se, että meillä ei vielä ole omia lapsia. Jos olisi, niin uskon, että ehdottomasti haluaisimme heidätkin osaksi tärkeää päiväämme. Myöskään lähipiirissämme ei ainakaan tällä hetkellä ole kovin paljoa ihan pieniä lapsia. Kaikki ystäviemme lapset ovat jo sen ikäisiä, että heidät voi hyvillä mielin jättää päivän ajaksi tai vaikka yön ylikin luotettavaan hoitopaikkaan ja he ovat aiemminkin olleet hoidossa, joten tilanne ei ole heille täysin uusi. 

Toki on hyvinkin mahdollista, että tämän vajaan kahden vuoden aikana lähipiiriimme syntyy uutta jälkikasvua ja jos jollain häävieraistamme on ihan pieni lapsi, joka ei vielä pysty olemaan vanhemmistaan erossa, haluamme heidän siinä tapauksessa osallistuvan yhdessä lapsen kanssa. Myös sellaisessa tilanteessa, että jotkut vieraistamme eivät saa järjestettyä lapsille hoitopaikkaa häidemme ajaksi, haluamme heidän toki mielummin osallistuvan häihin yhdessä lasten kanssa kuin jättävän ne kokonaan väliin. Toivon, että vieraamme tuntevat meidät niin hyvin, että uskaltavat ottaa tällaisen tilanteen kanssamme puheeksi ja kysyä voisivatko lapsetkin osallistua. 

Moni pohtii myös, miten toiveen lapsivapaista häistä voisi kohteliaasti ilmaista hääkutsussa. Minusta hyviä tapoja ovat esimerkiksi "Toiveenamme on juhlia häitämme aikuisten kesken" tai "Huomioittehan, että kutsu koskee vain kuoressa mainittuja henkilöitä". Yksi vaihtoehto on kutsua myös lapset juhlien alkupuolelle mukaan ja jatkaa juhlintaa sitten myöhemmin aikuisten kesken. Tällöin voi kutsussa lukea esimerkiksi "Huomioithan, että klo xx jälkeen toivomme juhlinnan jatkuvan aikuisten kesken". 

Usein hääpari myös pohtii sitä, loukkaantuuko joku vieraista siitä, että lapsia ei kutsuta mukaan. Tämä on tietysti mahdollista, mutta rohkaisen itse toimimaan tämän, kuten kaikkien muidenkin häihin liittyvien asioiden osalta juuri niin kuin teistä parhaalta tuntuu. Kyseessä ovat teidän juhlanne ja te saatte myös päättää, ketkä haluatte sinne kutsua. Omalla kohdallamme en usko, että kukaan vieraistamme tästä toiveesta pahastuu tai edes mitenkään yllättyy, omassa ystäväpiirissämme tämä on ollut aika yleinen käytäntö. 

Millaisia ajatuksia tämä aihe herättää teissä lukijoissa? :)

Vieraslistan laatiminen - ketä häihin kutsutaan?

Vieraslista - yksi niistä osioista, joka tuottaa monille eniten päänvaivaa häiden suunnittelussa. Miten vieraslista pitäisi rajata? Ketä kaikkia häihin kutsutaan? Entä avecit? Olen kuullut paljon tarinoita siitä, miten vieraslista aiheuttaa helposti erimielisyyksiä. Joku on kieltäytynyt tulemasta ilman lapsiaan ja toinen taas ei ole suostunut osallistumaan ellei tuore tyttöystäväkin saa kutsua. 

Meidän häihin on vielä reilusti aikaa, joten vieraslistakin todennäköisesti ehtii hiukan elää tulevien parin vuoden aikana. Alustavaa listaa piti kuitenkin jo hahmotella heti hääsuunnittelun aluksi, jotta tiesimme millaisia juhlapaikkoja voimme alkaa katsella ja osasimme laskeskella alustavaa hääbudjettia. Vaikka toisaalta molemmat pidimme myös ajatuksesta pienistä ja intiimeistä häistä, toisaalta taas halusimme, että kaikki sukulaiset ja ystävämmme pääsevät kanssamme juhlimaan ainutkertaista päiväämme. Me olemme molemmat valmiita panostamaan häihin ja haluamme järjestää ikimuistoiset juhlat. 

Omalla kohdallamme vieraslistan miettiminen sujui lopulta yllättävän helposti. Meillä molemmilla on suhteellisen pienet suvut ja molempien puolella sukulaisia vieläpä aika tarkalleen saman verran. Oli  myös alusta asti selvää, että haluamme lapsettomat häät. Molemmilla on myös melko laaja ystäväpiiri, joten ystävien osuus juhlavieraista on jopa hiukan sukulaisia suurempi. Meillä molemmilla on ollut samat ystävät aika pitkälti jo vuosien ajan ja ystävistämme moni on seurustellut pitkään, osa on jo naimisissakin ja suurimman osan kohdalla olemme päässeet tutustumaan myös heidän parempiin puoliskoihinsa. Meille oli siis selvää, että tällöin kutsumme pariskunnasta molemmat osapuolet. Lisäksi, jos joku vieraista on sellainen ettei tunne juhlista oikein ketään muita, haluamme tällöin kutsua myös puolison, vaikka emme häntä ehkä olisikaan vielä tavanneet. Meille tärkeintä on, että vieraat viihtyvät hyvin ja jokaisella on juhlissa joku tuttu, toki uusiakin tuttavuuksia on toivottavaa hankkia. 

Avoimia avec-kutsuja emme kuitenkaan aio lähettää, eli jos tiedossa ei ole että olisi seurustelukumppania niin emme lähetä avointa avec-kutsua. Kaikki kutsut on varustettu nimellä ja osoitettu kuoressa mainituille henkilöille. 

Meillä vieraslistan laatimisessa apuna toimi Tahtoo-sivusto, jota olen hehkuttanut täällä jo pariin otteeseen aiemminkin. Pidän siitä, että Tahtoo:n avulla saa myös kerättyä tilastoja vieraista ja luokiteltua heitä eri kategorioihin. Lisäksi kutsujen määrän näkee helposti kun pariskunnat voi suoraan merkitä samaan "vieraskorttiin", samoin perhekunnat. Tällä hetkellä meidän vieraslistallamme on 88 vierasta, joista lähiperhettä on 7 henkilöä, sukulaisia ja perhetuttuja 39 henkilöä ja ystäviä 42 henkilöä. 

Vinkit vieraslistan laatimiseen: 

1. Miettikää ensin budjettianne. Voitteko kutsua kaikki haluamanne henkilöt vai rajoittaako budjetti vierasmäärää? Onko mielessänne joku tietty juhlatila, jossa haluatte viettää häitä ja paljonko vieraita sinne mahtuu? 

2. Jos vanhemmat maksavat osan häistänne, muistakaa heti alussa keskustella siitä, tarkoittaako tämä myös sitä, että he saavat vaikuttaa häiden vieraslistaan vai saatteko te edelleen valita vieraat vapaasti. Tästä olen lukenut paljon kauhujuttuja keskustelupalstoilta, eli yhteiset pelisäännöt on hyvä sopia heti alkuun!

3. Miettikää myös haluatteko kutsua juhliin vain aikuisia vai myös lapset tai esimerkiksi vain sisarusten lapset, kummilapset jne. Lasten kohdalla esimerkiksi pitopalvelumaksu on usein edullisempi. 

4. Tämän jälkeen listatkaa paperille (tai esim Tahtoo.fi-sovellukseen) kaikki ne vieraat, jotka äkkiseltään haluaisitte kutsua häihinne 

5. Jos vierasmäärä on budjettiinne/juhlatilaanne nähden liian suuri, alkakaa karsia vähitellen tästä alustavasta listasta. Valitkaa ensin ne henkilöt, joita ilman ette ainakaan halua hääpäiväänne viettää (esimerkiksi vanhemmat ja isovanhemmat, parhaat ystävät) ja jatkakaa siitä eteenpäin. 

6. Vaikka usein vieraista noin 10% ei pääse tulemaan, kannattaa budjetti silti laatia sen vierasmäärän mukaan, jonka aiotte kutsua. Menkää siis kaikissa laskelmissa ja tilauksissa sillä periaatteella, että kaikki kutsutut saapuvat paikalle

7. Muistakaa tämä tärkein pointti: kyseessä on teidän ainutlaatuinen ja tärkeä juhlapäivänne ja saatte myös täysin itse valita, ketkä haluatte kanssanne sitä juhlistamaan. Kaikkia ei koskaan voi miellyttää, muistakaa se! ♥ 

Hääsuunnittelussa apuna: Tahtoo.fi

Vaikka rakastankin käsillä tekemistä ja askartelua, niin IT-alalla työskentelemisen myötä olen tykästynyt myös erilaisiin järjestelmiin ja suunnittelutyökaluihin. Nykyisen työtehtäväni myötä olen myös alkanut arvostaa kaikenlaisia raportteja, lukuja ja tilastoja. Siksi innostuin Tahtoo.fi-sivustosta heti siihen törmättyäni ja olemmekin ottaneet sivuston käyttöön nyt heti suunnittelun alkuvaiheessa. Tässä vähän vinkkejä toiminnoista, joita olemme hyödyntäneet tähän mennessä: 

1. Kukkaro 

Sivustolla voi luonnostella ja seurata omaa hääbudjettia. Kuluja voi jaotella eri kategorioihin haluamallaan tavalla ja jokaisen kulun kohdalle voi merkitä alustavan määrän ja sitten kun kulu on aikanaan maksettu, niin toteutuneen summan. Itse koen, että vaikka työssäni lukujen ja budjettien kanssa työskentelenkin, budjetin laatiminen on yksi häävalmisteluiden haastavimmista puolista. Tämän avulla on ollut helppo summailla eri kuluja yhteen ja huomasimmekin nopeasti, että alkuperäinen budjettimme ei tulisi riittämään. Nyt kun alustava budjetti on hahmoteltu, pystyimme laatimaan kuukausittaisen säästösuunnitelman. Aiomme säästää kiinteän summan per kuukausi tavoitteeseemme päästäksemme ja lisäksi iso osa tulospalkkiosta, lomarahoista ja veronpalautuksista menee tänä vuonna suoraan häätilille. Mielestäni raha-asioista puhutaan häiden kohdalla aivan liian vähän, mutta itse voin avoimesti kertoa, että yksi isoin tekijä siihen miksi häitämme suunnitellaan kahden vuoden päähän, on nimenomaan budjetti. Haluamme pystyä häiden ohessa säästämään kuukausittain myös omistusasuntoon, puskuritilille ja sijoituksiin, joten sen vuoksi säästämisajan tulee olla hiukan pidempi. 

2. Vieraslista 

Sivuston Vieraat-osiossa on helppo luonnostella vieraslistaa ja vieraat voi myös halutessaan jakaa eri kategorioihin esimerkiksi iän perusteella tai sen mukaan kuuluvatko he perheenjäseniin, ystäviin, sukulaisiin vai johonkin muuhun kategoriaan. Lisäksi vieraalle voi halutessaan lisätä avecin tai yhden perheen jäsenet samaan kokonaisuuteen. Tämä on kätevää, koska sen jälkeen järjestelmä osaa automaattisesti laskea oikean kutsujen määrän. Meidän vieraslista on alusta asti ollut aika selkeä ja kun listasimme heidät Tahtoo-sivustolle, vieraita tuli jopa hiukan vähemmän kuin olimme ennalta ajatelleet. Vieraslista tulee varmasti elämään vielä tässä kahden vuoden aikana, mutta on hyvä että henkilömäärä on suurinpiirtein selvillä kun alamme nyt katsella sopivaa juhlapaikkaa, kysellä pitopalveluiden tarjouksia jne. 

3. Tehtävät 

Sivustolla on todella kätevä tehtävälista, joka on valmiiksi jaoteltu ajankohdan mukaan. Siellä oli mukana myös sellaisia tehtäviä, joita emme itse olisi välttämättä osanneet ottaa huomioon. Täältä olemme saaneet rastitettua jo useammankin kohdan "Hääsuunnittelun alkuun"-listan osalta. Suunnittelulistoja voi myös helposti muokata ja lisäillä itse.

4. Hääsivu

Ainakin tällä hetkellä ajatus oman hääsivun luomisesta houkuttaa kovasti. Tahtoo:n kautta olisi mahdollista myös lähettää kutsut vieraille ja hoitaa ilmoittautumiset. Tämäkin vaihtoehto kiehtoo ekologisuutensa vuoksi ja myös siksi, että oma luottoni Postia kohtaan ei tällä hetkellä ole kovin korkealla :D Toisaalta kaikki minut tuntevat tietävät miten paljon rakastan askartelua, joten voi olla että haluan kuitenkin kutsut ainakin jossain muodossa näperrellä käsin. 

Näihin toimintoihin olemme ehtineet tutustua tähän mennessä! Kiva puoli Tahtoo.fi-sivustossa on myös se, että omaan profiiliin voi lisätä käyttäjiä, itse lisäsin jo T:n ja tulevaisuudessa voisimme kutsua mukaan myös esimerkiksi kaasot ja bestmanit. Myös pöytäjärjestyksen tulemme sitten ennen häitä varmasti suunnittelemaan Tahtoo:n avulla, sillä toiminto vaikuttaa todella kätevältä. 
Kuvagalleriakin kuulostaa houkuttelevalta, sillä sen kautta olisi helppoa jakaa hääkuvat kaikille vieraille ja myös vieraat voisivat ladata sinne parhaita otoksiaan. Täytyy siis harkita myös tätä! :)

Onko täällä muita, jotka olisivat käyttäneet Tahtoo.fi-sivustoa? Onko joku hoitanut kutsujenkin lähetyksen sitä kautta? Kuulisin mielelläni kokemuksia!