Vinkkejä hääbändin etsintään

Lupailin teille edellisessä postauksessa, että seuraavaksi kerron mihin vaihtoehtoon me häiden musiikin suhteen päädyimme. Aiheesta löytyikin niin paljon kirjoitettavaa, että päätin jakaa tämänkin vielä kahteen erilliseen postaukseen. Tänään siis luvassa muutamia vinkkejä hääbändin etsintään!

Me olimme T:n kanssa alusta pitäen yhtä mieltä siitä, että haluamme häihimme live-musiikkia ja nimenomaan bändin. Me molemmat rakastamme livemusiikkia ja normaaliaikoina (eli siis aikana ennen koronaa) tykkäämme käydä yhdessä eri bändien keikoilla. Itse ihastuin livemusiikkiin myös asuessani vuoden Irlannissa, sillä siellä livemusiikkia oli tarjolla pubeissa lähes joka ilta. 

Jo viime kesänä, hääpäivän lukkoon lyötyämme, päätimme lähteä tutkailemaan eri vaihtoehtoja ja tutustumaan bändeihin. Tässä vinkattuna miten me etenimme bändin metsästyksessä!

1. Tutustukaa erilaisin bändeihin

Buukkaa bändi

Täytä hakutiedot (ajankohta, paikkakunta, henkilömäärä ja tapahtuman laji) ja siirry selailemaan hakuusi sopivia bändejä - paljon tämän helpommaksi ei bändin etsintää voi tehdä! Toki bändejä pääsee selailemaan myös ilman hakuehtojen täyttämistä, tällöin voit tutustua kaikkiin yhtyeisiin. Bändin profiilista löytyvät perustiedot, keikan hinta, keikkakuvia- ja videoita, asiakasarvioita ja -palautteita, sekä keikkakalenteri ja biisilista. 

Sivusto oli meidän mielestä todella toimiva ja teki bändien vertailemisesta helppoa. Iso plussa oli myös suuntaa antavat hintatiedot, jolloin oli helppo nähdä mitkä yhtyeet olivat linjassa suunnittelemamme budjetin kanssa. Samoin asiakkaiden kirjoittamat arviot ja biisilista olivat kiva lisä! Jos mieleinen yhtye löytyy, voi bändille lähettää tarjouspyynnön sivuston kautta ja sen jälkeen halutessaan tehdä varauksen. 

Häämusiikki.com

Tätä sivustoa olen hehkuttanut blogissa jo monet kerrat, mutta kertaus on opintojen äiti! Sivuston toteutuksesta ja ylläpidosta vastaa Heikki Laaksonen, joka itse soittaa suositussa hääbändissä nimeltä Lauri ja Pehmeät Vävyt - hän jos kuka tietää siis parhaat vinkit ja toimintatavat hääjuhlien musiikin osalta. Sivustolta löytyy kattava valikoima erilaisia hääbändejä ja vihkitilaisuuteen sopivia esiintyjiä ja näiden profiileista kaikki perustiedot, ääninäytteitä, keikkavideoita- ja kuvia, sekä biisilistoja. Sivuston kautta voi myös halutessaan lähettää kiinnostaville esiintyjille yhteydenottopyynnön. 

Hääbändien ja -esiintyjien lisäksi sivustolta löytyy paljon hyödyllisiä vinkkejä häämusiikin suunnitteluun ja kattavasti listattuna suosituimpia häämarsseja, -virsiä, -valsseja ja -tansseja, sekä vihkitilaisuuteen sopivia kappaleita. Sivuston HääHelppi-osiosta löytyy myös valmiita häihin sopivia Spotify-listoja, sekä Nuotinnuspalvelu, josta voi tilata nuotit haluamaansa kappaleeseen, vaikkapa juuri siihen omaan suosikkihäämarssiin. 

Facebookin hääryhmät

Yksi hyvä kanava hääbändin metsästykseen ovat Facebookin hääryhmät! Liity oman häävuotesi ryhmään (Häät 2021, Häät 2022 jne.) ja kuvaile sinne, millaista bändiä etsitte, mikä on budjettinne ja milloin häitänne juhlitaan. Näin bändien edustajat voivat olla suoraan yhteydessä ja myös muut ryhmäläiset voivat vinkata omia suosituksiaan. Toki aina voi liittyä myös edellisen vuoden hääryhmään ja kysellä sieltä suosituksia jo häitään juhlineilta pareilta!

Gikker

Gikker on melko tuore, kesäkuussa 2020 avattu, esiintyjien etsimiseen suunniteltu verkkopalvelu, joka oli mukana myös kevään Häämessut netissä-näytteilleasettajien joukossa. Gikker ei ole keskittynyt pelkästään hääbändeihin, vaan tarjoaa erilaisia esiintyjiä kaikenlaisiin juhliin ja tapahtumiin. Bändien lisäksi palvelusta voi etsiä häihin myös muita esiintyjiä, esimerkiksi stand up-koomikoita, sirkustaiteilijoita tai taikureita. Täyttämällä etusivulla paikkakunnan ja ajankohdan, saat ehdotuksia esiintyjistä ja näet myös alkaen hintatiedot. 

Kun olet löytänyt mieleisesi esiintyjän, voit lähettää tälle varauspyynnön, jonka jälkeen esiintyjä vahvistaa varauksen ja maksaminen hoituu kätevästi Gikkerin kautta. 

Vinkki! Muistakaa myös kysellä tutuilta ja tutun tutuilta suosituksia heidän häissään esiintyneistä bändeistä ja muistelkaa onko joissain juhlissa ollut erityisesti teitä miellyttänyt yhtye. Bändejä on lukuisia ja erilaisia, kuten musiikkimakujakin ja kaikkein kätevintä tietysti on, jos olette jo itse päässeet kuulemaan kyseistä yhtyettä jonkun toisen häissä.

Kuva: // Pexels, Josh Sorenson

Kuva: // Pexels, Pixabay

2. Hankkikaa lisätietoja kiinnostavista vaihtoehdoista

Kun olette löytäneet kiinnostavia bändejä, etsikää näistä mahdollisia lisätietoja. Googlatkaa esimerkiksi löytyykö bändiltä omat nettisivut, kurkatkaa onko heillä oma Instagram-tili ja/tai Facebookissa ja kokeilkaa löytyisikö Youtubesta tai Spotifysta ehkä lisää keikkatallenteita tai -ääninäytteitä. Instagramissa voi myös kokeilla hakea #bändinnimi, josko muut käyttäjät olisivat lisänneet kuvia tai videoita bändistä. 

3. Lähettäkää tarjouspyynnöt

- Häiden päivämäärä ja soittokeikan aikataulu (= missä ja milloin toivotte bändin soittavan)

- Keikan kesto ja sisältö (onko toiveissanne esimerkiksi 2 x 45 min vai 3 x 45 min soittosetit, tai toivotteko ehkä tämän lisäksi kappaleen tai muutaman myös vihkitilaisuuden yhteyteen)
- Kustannukset ja maksuaikataulu (onko varausmaksua, milloin keikka maksetaan, sisältyvätkö hintaan myös matkakulut)

- Peruutus / siirtämisehdot (millaisella aikataululla keikan voi vielä perua tai siirtää veloituksetta)
- Erityistoiveenne kappaleiden osalta (jos toiveissanne on esimerkiksi tietty häävalssi tai -tanssi tai muita tiettyjä kappaleita, on hyvä heti tarjousvaiheessa varmistaa, että näiden esittäminen onnistuu)

4. Tehkää valinta ja muistakaa sopia asioista kirjallisesti

Jälleen toistan itseäni, mutta muistakaa sopia keikan sisällöstä myös kirjallisesti! Oli se sitten virallinen sopimuspohja tai sähköpostiviesti, on sopimuksen sisältöön huomattavasti helpompi palata jälkikäteen, kun se löytyy myös kirjoitetussa muodossa. 

Mitä kautta te olette löytäneet bändin tai esiintyjän omiin häihinne? :)

Muistilista häävalokuvaajan etsintään

Erilaiset muistilistat ovat olleet blogissa hyvin suosittuja ja aiemmat postaukset löytyvät kootusti muistilistat-tunnisteen alta. Tänään vuorossa oma toimintasuunnitelmamme häävalokuvaajan valitaan. Me olemme vasta tuossa vaiheessa 4, mutta onneksi häihin on vielä reilusti aikaa, joten vertailua ehtii tehdä rauhassa.

Jos et tiedä mistä aloittaa, niin tämän listan avulla pääsee hyvin alkuun sopivan kuvaajan etsinnässä!

1. Miettikää millainen kuvaustyyli teitä miellyttää, millaisen kuvauksen haluatte ja mikä on budjettinne

Miettikää aluksi minkälainen kuvaustyyli teitä miellyttää (haluatteko esimerkiksi valoisia ja värikkäitä kuvia vai tummempia/dramaattisia kuvia). Muiden hääkuvia kannattaa selailla mahdollisimman paljon, niin on helpompi hahmottaa mikä itseä miellyttää! Keskustelkaa myös siitä, minkälaisen hääkuvauksen haluatte. Haluatteko koko päivän dokumentaarisen kuvauksen aamun laittautumishetkistä illan bileisiin, vaiko esimerkiksi vain vihkimisen kuvauksen ja potrettikuvat? Haluatteko first-look kuvat? Onko teillä joku tietty budjetti kuvaukselle, kuinka paljon siinä on joustovaraa?

2. Tutustukaa erilaisiin hääkuvaajiin 

Hääkuvaajia voi etsiä esimerkiksi Facebookin Häät kuviksi-ryhmän, valokuvaajat.fi-sivuston ja instagramin @haakuvaajat tilin, sekä #haakuvaaja-hashtagin avulla. Jos haluat etsiä nimenomaan hääpaikkakunnalla toimivia kuvaajia, lisää hashtagin perään kaupunki, esimerkiksi #haakuvaajaturku, #haakuvaajahelsinki. 

3. Tehkää lista teitä eniten kiinnostavista kuvaajista, tutustukaa tarkemmin heidän portfolioihinsa ja hintatietoihin

Jos näihin ei ole suoraan pääsyä nettisivuilla, voit ottaa yhteyttä ja tiedustella voisitteko saada nähdä hääportfolion ja kysyä myös alustavaa tarjousta

4. Laatikaa excel tai muu tiedosto, jonka avulla voitte vertailla suosikkikuvaajianne

Meidän vertailusta löytyvät nämä kohdat: 

• Kuvauksen kesto
  
• Hinta
• Ennakkotapaaminen (sisältyykö hintaan, jos ei niin onko mahdollista järjestää)
• Kuvauksen sisältö (mitä kaikkea kuvaus sisältää, esim. first look-kuvat, potrettikuvat, vihkimisen ja hääjuhlan dokumentaarinen kuvaus, yhteiskuvat vieraiden kanssa)
• Kuvien määrä (kuinka paljon potrettikuvia, kuinka paljon dokumentaarisia kuvia)
• Kuvien toimitus (milloin ja missä muodossa, sisältääkö printtejä vai vain digitaaliset tiedostot)
• Asiakkaan käyttöoikeudet (saako asiakas käyttöoikeudet kuviin ja millaisilla ehdoilla kuvia voi itse käyttää ja jakaa esimerkiksi somessa)
• Kuvaajan oikeudet (saako kuvaaja jakaa kuvianne omassa portfoliossaan ja sosiaalisessa mediassa tai esimerkiksi osallistua niillä valokuvauskilpailuun)
• Varausmaksu (onko varausmaksua ja jos kyllä, milloin se tulee maksaa)
  
• Maksaminen (milloin loppusumma kuvauksesta tulee maksaa)
• Matkakulut (onko matkakuluja, mikä niiden hinta on esim per kilometri)
• Peruutus/siirtämisehdot (voiko kuvauksen perua kokonaan tai siirtää, millaisilla ehdoilla)
• Muuta
  

Jos kaikkia tietoja ei löydy kuvaajan nettisivuilta, voi niitä kysyä myös sähköpostilla!

5. Tehkää valinta ja laatikaa kirjallinen sopimus

Valitkaa teille sopivimmalta tuntuva kuvaaja ja lyökää varaus lukkoon. Kuvauksesta kannattaa myös laatia jonkinlainen kirjallinen sopimus, vähintään sähköposti, jossa on lueteltuna kuvauksen tiedot ja ehdot. Voi myös olla hyvä varmistaa, miten meneteltäisiin siinä ikävässä tapauksessa, että valokuvaaja itse sairastuisi juuri häiden aikaan. Ammattikuvaajilla on usein hyvä verkosto, josta voi löytyä tuuraaja nopeallakin aikataululla. 

Jos kuvauksen hintaan ei sisälly ennakkotapaaminen, voitte kysyä olisiko sellainen mahdollista järjestää ennen häitä. Monien kuvaajien koko päivän kuvauspaketteihin sisältyy myös testikuvaukset, mikä on erinomainen tilaisuus tutustua kuvaajaan ja harjoitella kuvattavana olemista. Tämän voi hyödyntää esimerkiksi kihlakuvien tai save the date-kortin kuvien ottamiseen. Ainakin meillä kihlakuvauksissa käyminen rentoutti meidän fiilistä ja nyt hääpäivän kuvat eivät jännitä enää yhtään niin paljon. Meidän kihlakuvauksia koskevan postauksen löydät täältä!

Tuleeko teille mieleen jotain olennaista, mitä listalle voi lisätä? :) Oliko sopivan kuvaajan valinta teille helppoa?

Muistilista häiden cateringin valintaan

Kuten tiedättekin, niin pitopalvelun valinta on aiheuttanut meille jonkin verran päänvaivaa. Alkuun pääseminen tässä asiassa tuntui todella haastavalta, mutta siitä oli iso apu, kun sain pari viikkoa sitten jäsenneltyä ajatuksiani tänne blogiin ja myös teiltä kullanarvoisia vinkkejä! Olemme nyt päässeet tämän suhteen eteenpäin ja vähitellen aloittaneet tarjouspyyntöjen lähettämisen meitä kiinnostaville catering-yrityksille. Niin tai siis tähän mennessä kahdelle. Mutta näistä molemmat ovat vastanneet ja kuulostivat vieläpä oikein hyviltä, eli sinänsä aloitus on oikein lupaava!

Olen tehnyt meille toimintasuunnitelman täydellisen hääcateringin löytämiseen ja ajattelin jakaa nyt myös täällä blogin puolella omat vinkkini cateringien vertailuun ja tarjouspyyntöjen laatimiseen. 

1. Laadi toivemenu tai kirjoita ylös omat toiveet ruoan suhteen

Tämä oli meille se haastavin osuus. Mitä haluaisimme häissämme syödä? Mikä maistuisi myös kaikille vieraille ja kuinka huomioisimme erikoisruokavaliot? Meitä auttoi pohdinnoissamme se, että googlailimme eri pitopalveluiden valmiita menuehdotuksia ja poimimme niistä mieleisiämme elementtejä. Toinen vaihtoehto on listata ylös omat toiveet ja antaa pitopalvelun ehdottaa teille sopivaa menuta. Miettikää esimerkiksi omia lempiruokianne, yhteisiä matkakohteitanne tai lempiravintoloitanne. Voisiko niistä löytyä jotain yhdistäviä tekijöitä hääruoan teemaksi? Jos on myös jotain, mitä ehdottomasti ette halua, niin sekin on hyvä mainita tarjouspyynnössä. 

2. Laadi tarjouspohja jota voit käyttää hyväksi kaikissa tarjouspyynnöissä

Meidän tarjouspohjasta löytyy:

• Luonnos toivemenustamme (alku- ja pääruoat, sekä kerroskakku ja kahvi/tee)
• Ruokajuomat (makuvesi/itsetehty mehu tai limonadi
  

Jos teillä ei ole omaa toivemenuta, voitte listata edellä mainittujen sijasta toiveenne ja pyytää cateringilta menuehdotuksen.  

• Tarjoiluhenkilökunta (tämän osalta kannattaa kysyä cateringilta montaako tarjoilijaa he suosittelevat ja vähän miettiä alustavaa aikataulua, että kuinka monta tuntia tarjoiluhenkilökuntaa voitaisiin hääpaikalla tarvita)
• Astiat (ruokalautanen, aterimet, vesilasi, viinilasi, kuohuviinilasi, kahvikuppi+tassi, kakkulautanen, pikkulusikat) 
• Kaatimet pöytiin 25kpl
• Ruokien (ja astioiden) kuljetus molempiin suuntiin
• Kankaiset lautasliinat 
• Pöytäliinat

Omassa tarjouspohjassamme pyysimme myös pääruoasta kasvissyöjille ja vegaaneille sopivan ehdotuksen, jossa olisi mukana jotain proteiininlähdettä, tämä arvioitu 5-6 ruokailijan mukaan. Ajattelimme siis, että kasvispääruoka olisi tarjolla vain kasvissyöjille ja toki lämmin kasvislisuke sitten kaikille. 

Muita asioita, joita cateringilta voi olla hyvä varmistaa: 

• Raivaavatko loput yli jääneet ruoat pois, esimerkiksi juhlapaikan jääkaappiin?
• Mitä kaikkea henkilökunta voi hoitaa? Voivatko avustaa esimerkiksi juomakaapin täyttämisessä/kakun leikkaamisessa?
• Hoitavatko kattamisen? (jos astiat tulevat cateringin kautta)
• Voiko osa astioista jäädä juhlapaikalle yön yli, vaikka catering poistuisikin jo paikalta?

3. Laadi excel tai kirjoita esimerkiksi hääsuunnitteluvihkoon ylös eri cateringien tarjoukset, jotta voit vertailla niitä helposti 

Itse tein meille excelin, jonka välilehdille tulen listaamaan kaikki pitopalvelut. Suunnittelin pohjan niin, että siinä on eritelty ruoan osuus, astiat, tarjoilu ja kuljetus. Lopuksi lasketaan kokonaishinta per/hlö, arvioidun vierasmäärämme mukaan. Vertailu kokonaishintojen perusteella on helpompaa ja antaa realistisemman lopputuloksen, kuin pelkkien menuhintojen vertailu. 

4. Sovi halutessasi vielä tapaaminen kiinnostavimman/kiinnostavimpien yritysten kanssa tai esitä lisäkysymyksiä sähköpostilla

Tarkentavia kysymyksiä

• Miten cateringin maksu hoidetaan? Onko varausmaksua?
• Millaisilla ehdoilla varauksen voi vielä siirtää tai peruuttaa kokonaan?
• Milloin lopullinen henkilömäärä pitää ja erityisruokavaliot/allergiat pitää ilmoittaa?

5. Tee valinta, varaa catering ja tee kirjallinen sopimus

Kun valinta alkaa olla selkeä, tehkää varaus valitsemaanne cateringiin ja muistakaa tehdä heidän kanssaan jonkinlainen kirjallinen sopimus, esimerkiksi sähköpostilla. Kirjallisten sopimusten tärkeyttä ei voi muutenkaan ikinä korostaa liikaa, muistakaa se kaikkien palveluntarjoajien kohdalla! Selkeä kirjallinen sopimus on molempien osapuolten etu. 

6. Sovi maistelutilaisuudesta ja/tai kakkutastingista

Osa catering-yrityksistä tarjoaa mahdollisuuden päästä maistelemaan heidän menutaan ja usein jos hääkakku tulee myös cateringin kautta, kuuluu hintaan jonkinlainen kakkutasting. Nämä mahdollisuudet kannattaa ehdottomasti hyödyntää!

Lisäsin muuten tänne blogiin uuden tunnisteen: muistilistat ja linkitin sekä tämän postauksen, että aiemman Kysymyksiä juhlapaikalle-postauksen sen alle. Ajattelin jatkossakin koota tällaiset eri palveluntarjoajiin liittyvät muistilistat sitten tuon saman tunnisteen alle, niin ne ovat helposti löydettävissä! :)

Mitä pitäisi muistaa kysyä juhlapaikalta?

Olemme tulevana sunnuntaina menossa katsomaan ensimmäistä mahdollista hääjuhlapaikkaa. Minä rakastan erilaisia to do- ja muistilistoja, joten olen koonnut meille listaa asioista, jotka pitää muistaa kysyä juhlapaikkaan liittyen. Toki osan tiedoista olemme löytäneet jo tilojen nettisivuiltakin, mutta silti koen parhaimmaksi varmistaa myös ne vielä henkilökunnalta. Oma ajatukseni oli, että listaisin jokaisesta tilavaihtoehdosta samat asiat exceliin, niin tilojen vertailu on helpompaa. Ajattelin pistää meidän listan jakoon, jos siitä olisi apua myös muiden juhlajärjestelyissä!

Saako tilaan tuoda oman cateringin? Entä omat juomat?

Kuinka paljon etukäteen tilaan voi tehdä varauksen? Mitä kautta varauksen tekeminen onnistuu?

Onko paikassa varausmaksu ja jos on niin milloin se tulee maksaa? Jos varauksen joutuisi siirtämään, niin onnistuuko se samalla varausmaksulla?

Mitä tilan vuokraaminen maksaa ja milloin maksu tulee suorittaa?

Mitä tilan vuokraan sisältyy? Mitä voi halutessaan ostaa lisämaksusta? 

• Vuokra-aika (milloin ja mihin aikaan tilan saa käyttöön, milloin se tulee luovuttaa)
• Äänentoisto
• Valaistus
• Kalusteet ja pöytäliinat
• Siivous
• Henkilökunta

Millaiset peruutusehdot ovat?

Mikä on tilan maksimi vierasmäärä (istuen)? Millaisia pöytäjärjestyksiä tilaan on mahdollista asetella?

Onko äänenvoimakkuuden suhteen rajoituksia?

Kuinka myöhään tilassa saa juhlia?

Onko tila esteetön?

Millainen koristelu on sallittua (esimerkiksi harsokankaiden tai valojen kiinnitys)?

Saako tilassa polttaa oikeita kynttilöitä?

Millaiset pysäköintimahdollisuudet ovat?

Pääseekö paikkaan julkisilla kulkuneuvoilla?

Mitä kautta yhteydenpito tilojen vuokraajaan onnistuu parhaiten?

Onko juhlapaikalla yhteistyökumppaneita, joita voivat suositella (esimerkiksi catering, bändi)?

 ♥ ♥ ♥

Tuleeko teillä mieleen jotain tärkeitä asioita, mitä tästä vielä puuttuu?