Muistilista häiden cateringin valintaan

Kuten tiedättekin, niin pitopalvelun valinta on aiheuttanut meille jonkin verran päänvaivaa. Alkuun pääseminen tässä asiassa tuntui todella haastavalta, mutta siitä oli iso apu, kun sain pari viikkoa sitten jäsenneltyä ajatuksiani tänne blogiin ja myös teiltä kullanarvoisia vinkkejä! Olemme nyt päässeet tämän suhteen eteenpäin ja vähitellen aloittaneet tarjouspyyntöjen lähettämisen meitä kiinnostaville catering-yrityksille. Niin tai siis tähän mennessä kahdelle. Mutta näistä molemmat ovat vastanneet ja kuulostivat vieläpä oikein hyviltä, eli sinänsä aloitus on oikein lupaava!

Olen tehnyt meille toimintasuunnitelman täydellisen hääcateringin löytämiseen ja ajattelin jakaa nyt myös täällä blogin puolella omat vinkkini cateringien vertailuun ja tarjouspyyntöjen laatimiseen. 

1. Laadi toivemenu tai kirjoita ylös omat toiveet ruoan suhteen

Tämä oli meille se haastavin osuus. Mitä haluaisimme häissämme syödä? Mikä maistuisi myös kaikille vieraille ja kuinka huomioisimme erikoisruokavaliot? Meitä auttoi pohdinnoissamme se, että googlailimme eri pitopalveluiden valmiita menuehdotuksia ja poimimme niistä mieleisiämme elementtejä. Toinen vaihtoehto on listata ylös omat toiveet ja antaa pitopalvelun ehdottaa teille sopivaa menuta. Miettikää esimerkiksi omia lempiruokianne, yhteisiä matkakohteitanne tai lempiravintoloitanne. Voisiko niistä löytyä jotain yhdistäviä tekijöitä hääruoan teemaksi? Jos on myös jotain, mitä ehdottomasti ette halua, niin sekin on hyvä mainita tarjouspyynnössä. 

2. Laadi tarjouspohja jota voit käyttää hyväksi kaikissa tarjouspyynnöissä

Meidän tarjouspohjasta löytyy:

• Luonnos toivemenustamme (alku- ja pääruoat, sekä kerroskakku ja kahvi/tee)
• Ruokajuomat (makuvesi/itsetehty mehu tai limonadi
  

Jos teillä ei ole omaa toivemenuta, voitte listata edellä mainittujen sijasta toiveenne ja pyytää cateringilta menuehdotuksen.  

• Tarjoiluhenkilökunta (tämän osalta kannattaa kysyä cateringilta montaako tarjoilijaa he suosittelevat ja vähän miettiä alustavaa aikataulua, että kuinka monta tuntia tarjoiluhenkilökuntaa voitaisiin hääpaikalla tarvita)
• Astiat (ruokalautanen, aterimet, vesilasi, viinilasi, kuohuviinilasi, kahvikuppi+tassi, kakkulautanen, pikkulusikat) 
• Kaatimet pöytiin 25kpl
• Ruokien (ja astioiden) kuljetus molempiin suuntiin
• Kankaiset lautasliinat 
• Pöytäliinat

Omassa tarjouspohjassamme pyysimme myös pääruoasta kasvissyöjille ja vegaaneille sopivan ehdotuksen, jossa olisi mukana jotain proteiininlähdettä, tämä arvioitu 5-6 ruokailijan mukaan. Ajattelimme siis, että kasvispääruoka olisi tarjolla vain kasvissyöjille ja toki lämmin kasvislisuke sitten kaikille. 

Muita asioita, joita cateringilta voi olla hyvä varmistaa: 

• Raivaavatko loput yli jääneet ruoat pois, esimerkiksi juhlapaikan jääkaappiin?
• Mitä kaikkea henkilökunta voi hoitaa? Voivatko avustaa esimerkiksi juomakaapin täyttämisessä/kakun leikkaamisessa?
• Hoitavatko kattamisen? (jos astiat tulevat cateringin kautta)
• Voiko osa astioista jäädä juhlapaikalle yön yli, vaikka catering poistuisikin jo paikalta?

3. Laadi excel tai kirjoita esimerkiksi hääsuunnitteluvihkoon ylös eri cateringien tarjoukset, jotta voit vertailla niitä helposti 

Itse tein meille excelin, jonka välilehdille tulen listaamaan kaikki pitopalvelut. Suunnittelin pohjan niin, että siinä on eritelty ruoan osuus, astiat, tarjoilu ja kuljetus. Lopuksi lasketaan kokonaishinta per/hlö, arvioidun vierasmäärämme mukaan. Vertailu kokonaishintojen perusteella on helpompaa ja antaa realistisemman lopputuloksen, kuin pelkkien menuhintojen vertailu. 

4. Sovi halutessasi vielä tapaaminen kiinnostavimman/kiinnostavimpien yritysten kanssa tai esitä lisäkysymyksiä sähköpostilla

Tarkentavia kysymyksiä

• Miten cateringin maksu hoidetaan? Onko varausmaksua?
• Millaisilla ehdoilla varauksen voi vielä siirtää tai peruuttaa kokonaan?
• Milloin lopullinen henkilömäärä pitää ja erityisruokavaliot/allergiat pitää ilmoittaa?

5. Tee valinta, varaa catering ja tee kirjallinen sopimus

Kun valinta alkaa olla selkeä, tehkää varaus valitsemaanne cateringiin ja muistakaa tehdä heidän kanssaan jonkinlainen kirjallinen sopimus, esimerkiksi sähköpostilla. Kirjallisten sopimusten tärkeyttä ei voi muutenkaan ikinä korostaa liikaa, muistakaa se kaikkien palveluntarjoajien kohdalla! Selkeä kirjallinen sopimus on molempien osapuolten etu. 

6. Sovi maistelutilaisuudesta ja/tai kakkutastingista

Osa catering-yrityksistä tarjoaa mahdollisuuden päästä maistelemaan heidän menutaan ja usein jos hääkakku tulee myös cateringin kautta, kuuluu hintaan jonkinlainen kakkutasting. Nämä mahdollisuudet kannattaa ehdottomasti hyödyntää!

Lisäsin muuten tänne blogiin uuden tunnisteen: muistilistat ja linkitin sekä tämän postauksen, että aiemman Kysymyksiä juhlapaikalle-postauksen sen alle. Ajattelin jatkossakin koota tällaiset eri palveluntarjoajiin liittyvät muistilistat sitten tuon saman tunnisteen alle, niin ne ovat helposti löydettävissä! :)