Kaasohommissa: Muistilista polttareiden suunnitteluun

Kuva: Canva.com

Paras ystäväni menee naimisiin syyskuussa ja ensimmäistä kertaa elämässäni saan kunnian toimia kaason tehtävissä. Hänen polttareistaan en ymmärrettävistä syistä aio etukäteen paljastaa mitään täällä blogin puolella, mutta ajattelin listata yleisellä tasolla muutamia asioita, jotka tulee huomioida polttareita suunniteltaessa. Kuvituksena muutamia otoksia rakkaiden ystävieni polttareista. 

Vieraslista & morsiamen toiveet polttaripäivään

Jotta polttareihin tulevat kutsutuksi juuri ne henkilöt, jotka morsian itse toivoo paikalle jakamaan tärkeän päivänsä, on hyvä, että tuleva morsian laatii vieraslistan itse. Me saimme morsiamelta vieraslistan, joihin oli listattuna myös kaikkien vieraiden yhteystiedot ja sen jälkeen pääsimme helposti alkuun suunnitteluissa. Polttariporukalle kannattaa myös perustaa joku yhteinen viestintäkanava, niissä polttareissa joihin olen itse vuosien varrella osallistunut, tyypillisimpiä kanavia ovat olleet WhatsApp ja Facebook. Vieraslistan lisäksi pyysimme itse nyt tulevalta morsiamelta myös muutaman toiveen polttareihin liittyen, eli millaisia odotuksia hänellä on polttareille ja mitä hän erityisesti toivoisi niiden sisältävän. 

Budjetti

Budjetti on ensimmäisiä asioita, joka tulee päättää ennen kuin suunnittelua voidaan jatkaa pidemmälle, sillä valitettavasti raha sanelee aika pitkälti sen, mitä kaikkea polttareissa voidaan toteuttaa. Olen itse osallistunut sekä isomman, että pienemmän budjetin polttareihin ja kaikki ovat olleet aivan yhtä mahtavia, joten budjetilla ei toki ole vaikutusta polttareiden onnistumiseen. On kuitenkin hyvä sopia budjetista yhdessä polttariporukan kesken heti alkuvaiheessa. Omien polttarikokemusten perusteella budjettikeskustelu on helppo käydä esimerkiksi tekemällä Facebookissa kysely siitä, kuinka paljon rahaa kukin vieras on valmis polttareihin satsaamaan. Vielä parempi (ja anonyymi) keino kyselyn toteuttamiseen voisi olla GoogleForms, jossa niin muut vastaajat, kuin kyselylomakkeen luojakaan eivät näe mikä vastaus on kenenkin. Näin kaikki voivat ilmaista oman mielipiteensä täysin rehellisesti ja painetta tuntematta. Mielestäni periaatteena polttareissa kuitenkin on se, että kenenkään ei tarvitse jättää osallistumista väliin liian suurten kustannusten vuoksi. Ja omasta kokemuksestakin tiedän, että jos polttareita sattuu samalle kesälle useammat, verottavat ne omaa kesäbudjettia ihan kiitettävästi. Omien kokemusteni pohjalta selkeintä on sopia yhteinen summa, jonka kaikki osallistujat sitten sitoutuvat maksamaan. Toki esimerkiksi kaasot usein panostavat hiukan isomman summan ja voivat ostaa jotain ekstrajuttuja, esimerkiksi koristeita polttareihin liittyen. 

   

            

Ajankohta

Toinen asia, josta on hyvä neuvotella heti aluksi, on polttareiden ajankohta. Mitä isompi porukka on kyseessä, sitä vaikeampaa on löytää kaikille vieraille sopiva ajankohta. Siksipä niissä polttareissa, joiden järjestelyissä olen itse ollut mukana, onkin menty demokratian periaatteella, eli enemmistö saa päättää. Polttarit toteutetaan siis sellaisena ajankohtana, joka sopii mahdollisimman monelle vieraista. Myös tämän selvittämiseen hyvä keino on joko Facebook-ryhmässä toteutettava kysely tai Google Formsilla luotu kyselylomake. Kaasojen kannattaa toki myös jo vähän keskenään miettiä sitä valmiiksi, kestävätkö polttarit yhden vai useamman päivän ja huomioida tämän osalta myös morsiamen mahdolliset toiveet polttareiden kestosta. 

Paikkakunta 

Melko alkuvaiheessa on myös hyvä tehdä päätös siitä, missä/millä alueella polttareita tullaan viettämään. Näin osaatte parhaiten alkaa kartottaa esimerkiksi erilaisia majoitus- tai aktiviteettivaihtoehtoja kyseiseltä paikkakunnalta. Toki tämän voi tehdä myös päinvastoin, eli tutustua ensin aktiviteetteihin ja tehdä valinnan sitten sen perusteella, mistä löytyy kiinnostavaa ja polttareihin sopivaa tekemistä. 

Majoitus

Jos haluatte juhlia polttareita yhden tai useamman yön yli, kannattaa suunnittelu aloittaa sopivien majoitusvaihtoehtojen kartoittamisella. Majoitus on usein kuluerä ja isomman porukan kohdalla, se voikin nopeasti syödä valtaosan koko polttaribudjetista. Kannattaa myös ehdottomasti selvittää löytyisikö jonkun polttarivieraan kautta sopiva mökki tai jopa ilmainen majoitus. Vuokramökkejä selaillessa kannattaa huomioida, että joskus isoihin mökkeihin voi majoittaa useammankin henkilön kuin ilmoituksessa on mainittu, jos lattiatilaa on riittävästi ja osa vieraista suostuu nukkumaan patjoilla. Majoituksissa on usein varausmaksu, joka tulee suorittaa jo ennakkoon. 

Aktiviteetit

Kun ajankohta, budjetti ja paikkakunta ovat selvillä, päästään itse asiaan eli voidaan alkaa miettiä päivän sisältöä. Erilaisia polttariaktiviteetteja on nykyään tarjolla aivan suunnaton määrä ja parhaiten tietoa löytää googlailemalla. Aktiviteetteja suunniteltaessa kannattaa tärkeimpänä pitää mielessä päivän juhlakalu, eli tuleva morsian. Valitkaa sellaisia aktiviteetteja, joista tiedätte hänen nauttivan, ei sellaisia joihin itse ehdottomasti haluaisitte osallistua. Tärkeintä on, että päivästä tulee onnistunut ja ikimuistoinen kokemus morsiamelle. 

Aktiviteetteja valitessa kannattaa laitella tarjouspyyntöjä useampaan paikkaan (jos hinnat eivät ole suoraan näkyvillä nettisivuilla) ja selvittää myös mahdolliset peruutusehdot. Lisäksi kannattaa selvittää hinnoitteluperuste, eli onko tarjottu hinta kiinteä vai riippuuko osallistujien määrästä, sekä se, milloin lopullinen osallistujamäärä tulee viimeistään olla selvillä. Henkilömäärään perustuvat aktiviteetit ovat helpompia, sillä silloin hinta/hlö ei nouse suuremmaksi, vaikka muutama osallistuja jättäytyisikin pois vielä aivan viime hetkillä. 

Meidän tulevalle morsiamelle valitsemistamme aktiviteeteista en aio hiiskua sanaakaan etukäteen, mutta ajattelin listata tähän aktiviteetteja ystävieni polttareista, joihin olen ehtinyt jo ehtinyt osallistua: 

♥ Boulderointi
♥ Tankotanssitunti
♥ Morsiamen lennätys pienlentokoneella

♥ Mökkiolympialaiset

♥ Viinijooga

♥ Twerkkaus-tanssitunti

♥ Pin up-tyylinen meikki&kampaus ja sen jälkeen valokuvaus morsiamelle
♥ Ravintolaillallinen
♥ Morsiussauna
♥ Laulaja&kitaransoittaja duo:n yksityiskeikka mökin pihamaalla

♥ Kahoot-visailu polttarivieraille (kysymykset morsiameen/hääpariin liittyen)

♥ Lavatansseihin osallistuminen
♥ Brunssi ravintolassa/kotona

Teema

Polttareilla ei ole pakko olla mitään tiettyä teemaa, mutta toki se tuo lisäfiilistä polttaripäivään. Teemaa voi tuoda ilmi polttaripäivässä monin eri tavoin, esimerkiksi: morsiamen ja polttariseurueen pukeutumisella, päivän aktiviteeteilla ja polttaripaikan koristeluissa. Itse olen ollut yksissä polttareissa, joissa polttariviikonloppu vietettiin vuokramökillä ja teemana olivat festarit, sekä toisissa polttareissa, joissa morsian harrasti swing-tansseja, joten koko polttariseurue pukeutui pin up-henkisesti 80-luvun tyyliin. Erityisesti morsiamen mahdollisen asun osalta kannattaa huomioida hänen omat toiveensa ja persoonansa: joku voi olla innoissaan nolossa asussa hyppimisestä julkisella paikalla ja toinen taas mieluiten juhlia polttareita ihan normaaleissa vetimissä. 

Millaisista polttareista te haaveilette?